Masalah manajemen waktu menjadi hal yang jelas perlu disiasati. 24 jam yang diberikan dalam sehari seharusnya cukup. Akan tetapi, sering kali akibat cara mengatur jadwal yang salah menyebabkan hari menjadi berantakan. Di penghujung hari, Anda akan merasa sangat lelah dengan hari yang seolah terlewatkan begitu saja.
Bagaimana cara sebagian orang dapat mengatur manajemen waktu mereka dengan baik? Setiap pekerjaan tampak terselesaikan, kehidupan pribadi dan sosial mereka juga seimbang. Percayalah, mereka juga memiliki batas waktu yang sama seperti Anda. 24 jam, tanpa bonus sedetik pun!
Perbedaannya terletak di cara pengaturan manajemen waktu. Sebagai langkah awal agar waktu tidak selalu menjadi musuh lama Anda, inilah sejumlah tips dari Bazaar.
To-do list
“Sebelum Anda hendak memakan sebuah gajah, pastikan bagian mana yang akan Anda makan terlebih dahulu,” ujar Todd Stocker, pengarang buku Refined: Turning Pain Into Purpose. Ia menyampaikan poinnya dengan lugas. Dalam setiap hal apa pun, buat perencanaan dengan jelas.
Membuat to-do lists akan menjaga Anda untuk berada di pengaturan waktu yang benar. Di saat Anda mulai lari dari apa yang seharusnya dikerjakan di waktu tersebut, membaca ulang to-do lists akan membuat kembali fokus.
Tentukan prioritas, mulailah dari yang tersulit
Dari Todd Stocker, kita beralih ke Mahatma Gandhi yang berkata “Aksi mengekspresikan prioritas.” Pastikan setiap aksi atau tindakan yang Anda lakukan sehari-hari diurutkan berdasarkan prioritas. Selalu mulai dari hal yang terpenting.
Sebuah penelitian membuktikan bahwa dengan melakukan hal terpenting terlebih dahulu di pagi hari, akan memberikan dampak positif. Pagi hari merupakan waktu di mana energi sedang berada di puncak tertinggi. Untuk itu, lakukan hal yang sulit terlebih dahulu yang Anda susun di to-do lists Anda. Selanjutnya, rasa puas akan menyelasaikan sesuatu lebih awal dengan maksimal, akan memberikan rasa ringan untuk menjalani sisa hari Anda.
Rencanakan hari Anda
Jangan salahkan siapa pun jika hari Anda berantakan. Tidak pernah menyusun rencana yang jelas akan hari Anda dan membiarkan segala sesuatu mengalir seperti air akan menjadi bumerang. Mungkin Anda berkata bahwa Anda adalah pribadi yang spontan. Akan tetapi dalam hidup, spontanitas juga memerlukan kontrol. Jika tidak, Anda akan kehilangan fokus.
Tiga opsi waktu efektif untuk menyusun hari Anda:
Pagi hari. Sebelum memulai hari, sempatkan 10 hingga 15 menit untuk menuliskan tiga hingga empat prioritas pekerjaan maupun aktivitas yang harus dijalani di hari tersebut. Dilanjutkan dengan sejumlah hal yang bersifat tidak terlalu mendesak.
Di malam sebelumnya. Lakukan sebelum Anda meninggalkan meja kerja. Sempatkan waktu untuk menyusun apa yang harus dilakukan di hari esok.
Akhir minggu. Beberapa orang lebih memilih akhir minggu untuk menjadi waktu evaluasi sekaligus menyusun jadwal rencana. Praktikkan, jika akhir minggu dan penyusunan rencana dalam skala tenggat waktu lebih panjang lebih efektif bagi Anda.
Unduh aplikasi untuk mengatur jadwal
Ponsel pintar menjadi ‘teman pendamping’ setiap manusia modern. Hal termudah lainnya yang dapat dilakukan adalah dengan mengunduh aplikasi untuk pengaturan jadwal Anda selama seharian penuh. Anda dapat mencoba Trello, Timely, RescueTime, dan masih banyak lagi. Paling sederhana, maksimalkan aplikasi Kalender di smartphone Anda!
Batasi waktu untuk setiap aktivitas
Lupa waktu sering kali dialami, terutama jika aktivitas yang tengah kita kerjakan menuntut fokus dan perhatian penuh. Jangan sampai Anda terlarut di dalamnya dan melalaikan aktivitas yang bersifat lebih penting lainnya.
Untuk itu, siasati dengan menentukan batas waktu untuk setiap aktivitas maupun tugas yang sedang dilakukan. Berikan waktu untuk yang lainnya, agar hari Anda dapat dijalani secara maksimal. Akan tetapi, jangan jadikan batas waktu ini sebagai tekanan. Lakukan yang terbaik dan bersikaplah santai.
Belajar untuk mendelegasikan tugas
Tidak semua pribadi terbiasa bekerja dalam tim atau dapat memercayakan perkerjaannya kepada orang lain. Jika Anda tidak ingin waktu mengalahkan Anda, sebaiknya mulai berubah. Belajarlah untuk dapat mendelegasikan tugas. Tidak semua hal harus dikerjakan sendiri.
Sudah saatnya Anda memercayakan orang lain untuk membantu mengerjakannya. Apalagi, jika Anda adalah seorang senior atau pimpinan di tempat bekerja. Percayakan kepada anak buah Anda dan biarkan mereka menyelesaikan dengan cara mereka. Cukup beri arahan dan jangan terlalu ikut campur dalam proses pengerjaannya. Setiap orang berkesempatan untuk belajar.
Lakukan hanya satu hal di setiap waktu
“Imajinasi saya bekerja lebih baik saat saya tidak perlu berbicara dengan orang,” ujar novelis asal Amerika yang bernama Patricia Highsmith. Di era sekarang, distraksi bersifat konstan. Anda pasti pernah mengalaminya.
Sebuah contoh kasus sederhana, Anda tengah mengerjakan laporan di komputer kerja Anda. Tetapi entah mengapa tangan Anda otomatis secara random mengambil smartphone dan memeriksanya berulang kali sembari Anda bekerja, padahal sama sekali tidak ada notifikasi! Entah sosial media, entah notifikasi pesan yang ditunggu dan lain sebagainya.
Atau kasus lainnya, Anda terdistraksi mendengar obrolan dan tawa dari kumpulan rekan kerja saat Anda sedang bekerja. Anda pun tertarik untuk ikut terlibat dengan obrolan yang tampak seru tersebut. Padahal untuk mengerjakan sesuatu secara maksimal, Anda membutuhkan fokus. Mulai saat ini, coba biasakan untuk melakukan satu hal di satu waktu. Cobalah bersikap tenang, presisi dan fokus terhadap satu hal yang memang menjadi prioritas di detik tersebut.
Hapus jadwal lama Anda!
Alasan mengapa Anda membuka laman artikel ini, sudah pasti karena Anda memiliki masalah dengan cara mengelola waktu. Hal terbaik lainnya yang dapat dilakukan adalah mengubah rutinitas jadwal yang dibuat selama ini. Susunlah pengaturan jadwal baru untuk awal yang baru.
(Foto: Courtesy of Instagram @minimalism, @scholar_b_, @alabaster_co, @pit.apat, @souls_bloom)
